Tomponandrianina Fiankinana RAZAFINDRAKOTO
Senior Consular Assistant
Antananarivo
Profil professionnel
Spécialiste des affaires consulaires avec 12 années d’expérience au sein de missions diplomatiques internationales, dont près de 10 ans au sein de la section consulaire de l’Ambassade des États-Unis à Madagascar. Solide expérience dans l’instruction de dossiers administratifs, les services aux citoyens, la prévention de la fraude documentaire et l’application des procédures consulaires. Appréciée pour ma rigueur, mon sens du service public, mon esprit d’équipe et ma capacité d'adapation ainsi que l'accompagnement des nouveaux collaborateurs et des officiers consulaires dans leur prise de fonctions. Habituée à évoluer dans un environnement multiculturel exigeant et à collaborer avec les autorités nationales ainsi qu’avec de nombreux partenaires institutionnels.
Vue d'ensemble
8
8
ans d'expérience professionnelle
7
7
years of post-secondary education
3
3
Langues
Expérience
Senior Consular Assistant/ Consular Specialist
Ambassade des États-Unis
Antananarivo
12.2019 - Actuel
- Assurer l’instruction, le suivi et le traitement de dossiers consulaires complexes dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.
- Accueillir, informer et accompagner les citoyens américains résidant ou voyageant à Madagascar, aux Comores et à Mayotte.
- Vérifier la conformité, l’authenticité et l’exhaustivité des pièces justificatives avant le traitement des dossiers.
- Gérer des situations sensibles et d’urgence (décès, arrestations, hospitalisations, protection des citoyens), en faisant preuve de discernement, de réactivité et de confidentialité.
- Conseiller le Chef de la section consulaire et les officiers consulaires sur les procédures, la réglementation et les pratiques locales.
- Assurer le mentorat, la formation et l’intégration des nouveaux collaborateurs ainsi que l’accompagnement des nouveaux officiers consulaires lors de leur prise de fonctions.
- Coordonner les activités de prévention de la fraude documentaire et participer à l’analyse des dossiers présentant des risques.
- Rédiger des notes diplomatiques, mémorandums, rapports et correspondances administratives.
- Collaborer avec les autorités nationales, les partenaires institutionnels et les différents services de l’ambassade afin d’assurer un traitement efficace des dossiers.
- Contribuer à l’amélioration continue des procédures de travail et au partage des connaissances au sein de la section consulaire.
- Servir de conseiller juridique principal de la section consulaire sur les lois et règlements en matière d'immigration, d'affaires étrangères, de droit pénal et civil aux États-Unis, à Madagascar, aux Comores et à Mayotte.
Assistante consulaire
Ambassade des États-Unis
Antananarivo
12.2016 - 12.2019
- Accueil et accompagnement des citoyens américains, échanges avec les demandeurs, pré-analyse des dossiers et assistance aux officiers consulaires.
- Assister l'officier consulaire dans le pré-dépistage des demandes de services de routine et d'urgence. Gestion de décès, arrestations, hospitalisations, crises et urgences consulaires.
- Vérifier les informations et les documents justificatifs, effectuer des tâches de saisie de données et imprimer les visas et passeports approuvés.
- Examiner les documents pour détecter d'éventuels indicateurs de fraude. Collaboration avec les ministères, les autorités locales, les forces de l’ordre, les hôpitaux, les tribunaux et les partenaires institutionnels.
- Gestion des passeports, citoyenneté, visas, services aux citoyens, prévention de la fraude et dossiers sensibles.
- Collecter les frais et préparer les briefings/réunions quotidiens.
- Rédiger des correspondances de routine, gérer les appels internes et externes, et préparer les calendriers de voyage. Gestion quotidienne des agendas et des rendez-vous.
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
Assistant logement au Bureau des services généraux
Ambassade des États-Unis
Antananarivo
05.2014 - 12.2016
- Gérer le parc immobilier et coordonner les préparations des logements.
- Rédiger les baux et assister à leur préparation et négociation avec les propriétaires.
- Collaborer avec les autres sections de l'ambassade pour garantir l'achèvement rapide des préparations et résoudre les problèmes de maintenance et de réparation.
- Gestion efficace des imprévus et des urgences, apport de solutions pertinentes, résolution de problèmes.
- Traitement de la boîte mail, partage des informations urgentes et importantes avec le personnel concerné.
- Participation active aux réunions d'équipe pour partager observations et suggestions.
- Gestion efficace des plannings, rendez-vous et agendas pour les membres de l'équipe.
Réceptionniste/Assistant administratif
Ambassade d'Indonésie
Antananarivo
01.2012 - 05.2014
- Résoudre les plaintes des clients et effectuer des suivis.
- Maintenir un environnement de travail positif et garantir un inventaire bien entretenu.
- Fournir un soutien administratif et logistique, y compris la planification en temps réel et la gestion des tâches de bureau.
- Garantir la confidentialité des dossiers et des documents sensibles.
- Traitement des appels téléphoniques, prise des messages, transferts des appels et réponse aux demandes des clients.
- Traitement des e-mails, rédaction et envoi des réponses dans un délai rapide, classement et archivage des fichiers.
- Surveillance de la sécurité des locaux par l'identification et l'enregistrement des visiteurs.
- Entretien du comptoir d'accueil pour assurer sa propreté.
- Réalisation de tâches administratives diverses, telles que la gestion du courrier et des e-mails.
- Accueil professionnel des visiteurs et clients nationaux et internationaux en offrant une assistance amicale et compétente.
Formation
Master II - Relations internationales, Science Politique
IEP Madagascar
Antananarivo 09.2013 - 09.2016
Licence - Communication marketing
ISCAM Madagascar
Antananarivo 06.2012 - 08.2013
Bahasa Indonesia et Journalisme - Communication
Universitas Negeri Malang
Indonesie 08.2009 - 08.2011
Diplôme de fin d'études secondaires -
Institut Sainte Famille Mahamasina
Antananarivo 09.2006 - 07.2007
Compétences
- Esprit d'equipe
- Sens de la confidentialité
- Services consulaires et assistance aux usagers
- Redaction administrative et diplomatique
- Sens du Service public
- Discrétion professionnelle et sens de discernement
- Connaissance Juridique
- Salesforce
- Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point, Outlook ) Teams, Sharepoint
Formation en ligne et Certifications
* Citizenship and Passport Services * Special Consular Services * Consular Task Force Basics * Consular Management Tools and Techniques * Overseas Crisis Management * Prévention de la fraude et sécurité * Counterintelligence and Insider Threat Awareness * Cybersecurity Awareness * Protecting Personally Identifiable Information * High Threat Security Overseas Seminar * Weapons of Mass Destruction Countermeasures Management et communication * Fundamentals of Supervision * Communication * Plain Writing * Records Management * Mitigating Unconscious Bias Intelligence artificielle et outils numériques * Formation sur les outils d’intelligence artificielle appliqués au travail administratif (ChatGPT, Claude, NorthStar, StateChat et autres outils d’IA)
Informations complémentaires
- Activités associatives
- Passion pour les cultures étrangères
- Voyages
- Chant
- Passion pour les cuisines du monde
- Art
- Passion pour le cinéma et la photographie
- Danse
Langues
Français
Courant
A1
Anglais
Avancé
C1
Indonésien
Courant
A1
Chronologie
Senior Consular Assistant/ Consular Specialist
Ambassade des États-Unis
12.2019 - Actuel
Assistante consulaire
Ambassade des États-Unis
12.2016 - 12.2019
Assistant logement au Bureau des services généraux
Ambassade des États-Unis
05.2014 - 12.2016
Master II - Relations internationales, Science Politique
IEP Madagascar
09.2013 - 09.2016
Licence - Communication marketing
ISCAM Madagascar
06.2012 - 08.2013
Réceptionniste/Assistant administratif
Ambassade d'Indonésie
01.2012 - 05.2014
Bahasa Indonesia et Journalisme - Communication
Universitas Negeri Malang
08.2009 - 08.2011
Diplôme de fin d'études secondaires -
Institut Sainte Famille Mahamasina
09.2006 - 07.2007